Порядок ведения кассовых операций регламентируется соответствующим положением, утвержденным Центральным банком РФ 22.09.93 г. №40.
Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должно иметь кассу. Помещение должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Выполняет кассовые операции кассир, с которым заключается договор о материальной ответственности.
Все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка , установленного учреждением банка по согласованию с руководителем этого предприятия. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда, командировочные и хозяйственные расходы.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и др.) предназначен активный счет 50 «Касса».
К счету 50 открываются субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.
Когда предприятие производит кассовые операции с инвалютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной инвалюты.
Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998г. №88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации кассовых операций:
КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
КО-4 «Кассовая книга»;
КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
В обязанности кассира входит ведение кассовой книги, в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации. Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.
Ошибки исправляются следующим образом: неправильный текст или суммы зачеркиваются и над ними надписываются исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемое. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, ставится дата исправления.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся в день составления ордеров. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера на руки не выдаются.
Расчеты через кассу между юридическими лицами, между юридическими лицами и предпринимателями ограничены суммой 100 тысяч рублей в рамках одного договора (с 20.06.2007г.).
Если предприятие осуществляет продажу продукции за наличный расчет (в том числе с использованием пластиковых карт), то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки в книге кассира-операциониста.
Учет по операциям в инвалюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3/2006, согласно которому датой совершения кассовых операций с инвалютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Записи в регистрах бухучета производятся одновременно в валюте расчетов и платежей и в рублях. В «Отчете кассира» (второй отрывной лист кассовой книги) должны быть проставлены две суммы - в инвалюте и в рублях.
В приходных и расходных кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа.
В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока иностранная валюта находится в кассе организации, возникают курсовые разницы . Стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.
Возникающие курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете организации записями:
Д 50 К 91 - положительная курсовая разница;
Д 91 К 50 - отрицательная курсовая разница.
Поступление и выдача денежных документов , (путевок, авиабилетов) производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
В бухгалтерском учете движение денежных документов отражается следующим образом:
Д 50 субсчет «Денежные документы» К 50, 71, 76 – поступили денежные документы;
Д 73 К 50 субсчет «Денежные документы» - выдача работникам.
На практике отечественной предпринимательской деятельности наибольшую актуальность получили денежные расчеты в наличной форме . Во многом это связано с комфортом и универсальностью.
Однако стоит обращать внимание на то, что применение «налички» не должно противоречить законодательству РФ, включая необходимость в учете кассовых операций.
Нормативное регулирование и регламент
Область использования наличных денег строго регулируется Центральным Банком РФ, в частности Рекомендациями Банка России от октября 2013 №3073-У .
Нередко компании пользуются денежными средствами из кассы на такие нужды , как выплата заработной платы, предоставление под отчет, в качестве различных расчетов с партнерами и для зачисления на расчетные счета и так далее.
Вне зависимости от того, для каких целей они применяются, следует отталкиваться от Рекомендаций №3210-У . В данном нормативном акте содержатся все необходимые тонкости верного соблюдения кассовой дисциплины организации.
Порядок ведения в 2018 году
Министерство финансов РФ сформировало Приказ от октября 2000 года №94н , в котором были утверждены План счетов, Инструкция по кассовым операциям.
На основании Приказа был введен счет 50 «Касса» , который предназначен исключительно для бухучета кассовых операций с финансовыми средствами в компании.
Раздел 5 Руководства по использованию Плана счетов допускает возможность компаний сформировать к счету 50 субсчета 50-1 «Касса компании» , 50-2 «Операционная касса» , 50-3 «Денежная документация» .
Необходимо обращать внимание на то, что субсчет 50-1 «Касса компании» применяется исключительно для движения финансовых средств наличной формы по кассе.
В процессе ведения операций с иностранной валютой следует открывать отдельные субсчета по каждой обособленной иностранной валюте.
Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется исключительно для учета движений денежных средств в кассах товарных организаций, билетных, кассах вокзалов и так далее.
Субсчет 50-3 «Денежная документация»
используется в качестве учета документации, которая по праву является денежными оплаченными талонами:
- на ГСМ;
- на питание;
- путевки;
- полученные оповещения на почтовые переводы;
- госпошлины и так далее.
Основным признаком такой документации по праву считается стоимостная оценка.
В любой компании обязательно должен быть кассовый лимит .
Под этой терминологией подразумевается допустимый размер наличности, которая может находиться в кассе компании на конец трудового дня. Сумма, которая превышает лимит, подлежит сдаче в банковское учреждение.
Лимит может быть определен компанией самостоятельно, отталкиваясь от трудовой деятельности, учитывая не только объекты поступлений, но и выдачу наличных финансовых средств.
Важно обращать внимание на тот факт, что компании, которые относятся непосредственно к малому бизнесу, включая индивидуальных предпринимателей, имеют все законные права не устанавливать лимиты и оставлять на сохранность в кассе столько наличности, сколько необходимо (согласно пункту 2 действующего Указания Центрального Банка РФ).
По обособленным подразделениям
Обособленные подразделения, которые регулярно сдают денежные средства в банковское учреждение, обязательно должны включать в себя установленные кассовые лимиты. Непосредственно главная компания при имеющихся обособленных подразделениях в обязательном порядке устанавливает лимиты уже с учетом имеющихся обособленных подразделений.
Документацию, на основании которой был установлен кассовый лимит конкретного обособленного подразделения, главная компания обязана передавать в ОП для ознакомления и хранения.
Если лимит превышен
Денежные средства, превышающие лимиты, в обязательном порядке должны быть переданы в банковское учреждение. Превышение допускается в такие дни , как:
- выплата заработной платы;
- получение денежных средств в банковском учреждении;
- выходные либо же праздничные.
В такие дни законодательством не предусматривается каких-либо штрафных санкций.
По наличным расчетам
Помимо рассматриваемого кассового, существует еще и лимит по денежным расчетам в наличной форме между юридическими лицами либо же ИП. Его размер составляет 100000 рублей в пределах одного соглашения (согласно 6 пункта Указания Центрального Банка РФ от октября 2013 года).
Иными словами, к примеру, если компания решила приобрести у юридического лица в пределах одного соглашения продукцию на сумму в 150 000 рублей, но при этом планирует осуществить оплату по частям, то размер наличного платежа не может превышать в сумме 100 000 рублей. Оставшуюся часть следует доплатить по безналичному расчету.
Что касается сделок с физическими лицами (принятие/выдача), компании/ИП вправе их осуществлять без каких-либо ограничений .
В процессе получения организации в свою кассу наличных финансов, их необходимо оформить таким образом:
- факт получения организацией наличных денежных средств в банковском учреждении, где расположен расчетный счет, оформляется по дебету 50 кредиту 51 «Расчетный счет» ;
- факт возврата лицом, которые получил подотчетные денежные средства, по которым не было предоставлено отчета (не израсходован финансовый капитал), оформляется по дебету 50 кредит 71 «Осуществление расчетов с подотчетными лицами» ;
- осуществление оплаты потребителями продукции либо же услуг оформляется по дебету 50 кредит 62 «Осуществление расчетов с клиентами и заказчиками» .
При ситуации предоставления организацией финансовых средств из кассы оформить такое движение следует таким образом :
Стоит дополнительно обращать внимание на то, что согласно нормам законодательства РФ, организации, которые в процессе своей трудовой деятельности применяют наличные денежные расчеты, в обязательном порядке должны :
- обеспечивать достоверное отображение в бухучете кассовых операций;
- строго соблюдать действующее законодательство РФ и кассовую дисциплину;
- избегать факта оформления документации относительно учета движения налички с ошибками.
При наличии каких-либо нарушений предусмотрено административное наказание в виде штрафа до 50000 рублей (за каждое выявленное правонарушение). По этой причине необходимо всегда быть крайне бдительным во избежание проблем с контролирующими органами.
Контроль
По праву считается одним из компонентов системы контрольного мероприятия в компании . Таким образом, можно подтвердить соответствие сведений учета текущему положению вещей относительно соблюдения всех предусмотренных законодательств РФ, включая обеспечение сохранности финансового капитала в компании, и пресекать все правонарушения.
Нередко используется вариант контроля проверки кассы и кассовых операций. Как правило, ею занимаются бухгалтера либо кассиры.
Известно, что внушительное количество денежного оборота влечет за собой большой риск недостоверного отображения операций, ошибок и так далее, вплоть до злоупотребления полномочиями.
По этой причине большая часть отечественных компаний выдвигают жесткие требования к соблюдению действующего законодательства РФ. Более того, формируются специальные локальные акты
, включающие в себя определенные правила.
При упоминании самой ревизии кассовых операций сразу подразумевается не какой-либо отдельный компонент, а целый перечень специальных процедур .
В свою очередь, она может быть плановой либо внеплановой, а также быть проведена уполномоченными лицами компании (специально сформированными группами) либо же внешними контролирующими органами.
Нередко встречаются ситуации, когда у владельцев либо менеджмента возникают определенные сомнения в должном уровне благонадежности ответственных лиц за выполнение денежных операций в наличной форме. Если этому было место, то они вправе привлекать к контролю внештатных лиц, с которыми подписано соглашение.
Согласно общепринятым правилам, действия компаний, которые напрямую связаны с принятием либо же выдачей денежных средств наличными, считаются кассовыми операциями . Стать их участниками могут любые лица, которые являются дееспособными и правоспособными.
Для возможности единообразно оформлять движение финансов были сформированы и в дальнейшем утверждены определенные формы документации.
Формы используются субъектами для расчетов в наличной форме и применяются при ведении кассовых операций. Заполнять их следует в обязательном порядке.
Основной документацией по праву считается:
- расходный ордер (имеется в виду кассовый и приходный);
- кассовая книга;
Важно обращать внимание на тот факт, что представители Центрального Банка РФ не имеют законных прав осуществлять проверку указанной документации.
Официально доверенному лицу в обязательном порядке предоставляются все соответствующие печати и штампы, в том числе и образцы для заполнений. Далее обязательно следует разъяснить права и обязанности с обязательной подписью после ознакомления.
Что касается ведения кассовой книги, то этот процесс подробно разъясняется нормативно-правовыми актами РФ.
Все без исключения записи в кассовой книге подлежат сопровождению РКО и . По завершении трудовой смены, кассир в обязательном порядке должен сверить все сведения в документе по форме КО-4 с той информацией, которая отображается в ордерах. По завершению этой процедуру вычисляется остаточный баланс денежных средств.
В процессе осуществления выдачи заработной платы наемным сотрудникам либо же стипендий возникает обязанность в формировании и ведении . Вся информация в ней должна полностью соответствовать сведениям в кассовой книге и РКО.
Дополнительная информация по бухгалтерскому учету кассовых операций представлена в данном видео.
Актуальность данной темы для хозяйствующих субъектов, применяющих УСНО, не вызывает сомнений: согласно п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций. Следовательно, даже если хозяйствующий субъект принимает решение воспользоваться льготой, предоставленной п. 3 ст. 4 Федерального закона "О бухгалтерском учете", и не вести бухгалтерский учет в полном объеме, он обязан соблюдать и, следовательно, оформлять все полагающиеся первичные документы, связанные с этим.
Кроме того, в статье мы приведем и примеры того, когда наличие правильно оформленных первичных кассовых документов может сослужить хорошую службу организации и дело касается не только взаимоотношений с проверяющими организациями, но и с контрагентами, о возможных проблемах с которыми, как правило, думают в последнюю очередь.
От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ - документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.
|
Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ |
Первичный документ |
|
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое |
Кассовая книга |
|
Прием наличных денег кассами предприятий производится |
Приходный кассовый |
|
Выдача наличных денег из касс предприятий производится |
Расходный кассовый |
|
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие |
Журнал регистрации |
Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера - не единственное, что должен иметь "упрощенец".
Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
Этими Постановлениями Госкомстата утверждены следующие формы первичных документов по учету кассовых операций :
Приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
Расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
Кассовая книга (форма N КО-4);
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);
Авансовый отчет (форма N АО-1).
От редакции. Поскольку авансовый отчет - та форма, составление и заполнение которой всегда вызывают большое количество вопросов, этот документ будет предметом рассмотрения отдельной статьи в одном из ближайших номеров журнала.
На порядке составления и нюансах заполнения каждого документа остановимся более подробно.
Приходный кассовый ордер
Порядок заполнения
Назначение . Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения приходного кассового ордера:
Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе;
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются: по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" - сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";
В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Обратите внимание! Если организация-"упрощенец" не ведет бухгалтерский учет в полном объеме и данное решение закреплено в учетной политике, графу "Кредит, код структурного подразделения" такая организация вправе не заполнять.
Типичные заблуждения
Приходный кассовый ордер не заменит БСО и ККМ. Одна из ситуаций, встречающихся на практике: физическое лицо заключило с организацией договор на оказание услуг по подбору персонала и произвело оплату наличными денежными средствами. Вправе ли организация при получении оплаты не применять ККТ, а выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру на уплаченную сумму? К сожалению, такие вопросы нередки, и ответу на одно из них посвящено Письмо УФНС по г. Москве от 07.05.2010 N 22-12/042067. Разъясняя ситуацию, налоговики отмечают, что в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника, включенная в государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
В п. 2 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ определено, что организации и индивидуальные предприниматели согласно порядку, определяемому Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.
Минфином не утверждена в качестве документа строгой отчетности какая-либо форма квитанции по приему наличных денег от населения для оказания платных услуг по подбору персонала.
Таким образом, при осуществлении наличных денежных расчетов с клиентами организацией, оказывающей подобные услуги, должна применяться ККТ либо денежные расчеты за оказываемые услуги должны осуществляться через кредитные учреждения (посредством безналичных расчетов).
Также налоговики отмечают, что форма приходного кассового ордера, утвержденная Постановлением N 88, является первичным документом бухгалтерского учета. Она не утверждена Минфином в качестве документа строгой отчетности, который приравнивается к кассовому чеку при ведении наличных денежных расчетов с покупателем (заказчиком, клиентом), а потому не может являться основанием для получения наличных денег без применения ККТ.
Без штампа "Получено" ("Погашено") приходный кассовый ордер все же подтверждает произведенные расходы. Судьи ВСО в Постановлении от 16.04.2008 N А19-8816/07-56-Ф02-1325/08 рассмотрели спор, в котором истец (налоговый орган) заявлял, что представленные обществом квитанции к приходно-кассовым ордерам не содержат надписи "Получено" или "Погашено", в связи с чем не подтверждают произведенные расходы.
Судьи, разрешая спор, указали на следующее. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденным Постановлением N 88, приходный кассовый ордер является одной из форм первичного учетного документа.
Приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером или уполномоченным лицом, кассиром, заверяются печатью и выдаются на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, по строке "В том числе" - сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)".
Из анализа данных норм следует, что надпись "Погашено" или "Получено" с указанием даты ее проставления не является обязательным реквизитом приходного кассового ордера и прилагаемой квитанции. Следовательно, вывод, что квитанции к приходным кассовым ордерам, представленные обществом, составлены по установленной форме и являются надлежащими доказательствами, подтверждающими факт оплаты выставленных поставщиками счетов-фактур, верен.
В качестве документа, подтверждающего исполнение обязательств, заимодавец должен представить квитанцию к приходному кассовому ордеру, а не копию самого ордера. Ситуация, рассмотренная судьями Северо-Западного округа в Постановлении от 02.12.2009 N А66-113/2009, как раз является примером из хозяйственной практики, о котором мы сказали в начале статьи, когда первичные документы по учету кассовых операций способны вызвать разногласия не с проверяющими органами, а с контрагентами организации.
Как следует из материалов дела, общество (заемщик) и физическое лицо (заимодавец) заключили договор, согласно которому заимодавец в течение трех дней обязуется передать в собственность заемщика денежные средства в сумме 2 288 000 руб., а общество (заемщик) - возвратить сумму займа в срок, определенный договором.
Полагая, что в нарушение требований ст. ст. 309, 310, 810 ГК РФ общество не исполнило обязательство по возврату займа, физическое лицо в связи с введением в отношении должника процедуры наблюдения обратилось в суд с требованием о включении задолженности в третью очередь реестра.
В подтверждение факта передачи обществу суммы займа физическое лицо представило копию договора и две отличные друг от друга копии приходного кассового ордера (с различными подписями главных бухгалтеров и кассиров).
Между тем, как отметили судьи, согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
В соответствии с Постановлением N 88 приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
Следовательно, документом, подтверждающим факт внесения наличных денег в кассу организации, является квитанция к приходному кассовому ордеру. Такая квитанция в дело представлена не была.
Аналогичная ситуация рассмотрена и судьями Северо-Кавказского округа (Постановление от 12.09.2007 N Ф08-5929/2007). В данном случае судьи выразили солидарность с коллегами из Северо-Западного округа. Они указали, что в соответствии с разделом "Приходный кассовый ордер" Постановления N 88 на каждую кассовую операцию составляется отдельный приходный кассовый ордер формы N КО-1. При этом копия квитанции в обязательном порядке прилагается к заполненному приходному ордеру как основание для его оформления. Квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом) и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. Таким образом, для подтверждения обоснованности требований заявитель должен был представить квитанции к приходным кассовым ордерам, находящимся в деле в качестве доказательства внесения денег во исполнение договоров. Записи кассовых операций в кассовой книге производят ежедневно. Доказательства того, что заимодавец внес в кассу должника денежные средства и они оприходованы в установленном порядке, в материалах дела отсутствуют.
Свидетельские показания о том, что денежные средства внесены в кассу предприятия, не подтвержденные доказательствами, не могут быть положены в основу судебного акта.
Расходный кассовый ордер
Порядок заполнения
Назначение . Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Порядок заполнения . Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения расходного кассового ордера:
Кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии;
Кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;
Кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна;
В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Типичные заблуждения
Нарушение порядка заполнения расходного кассового ордера делает его недействительным. Судьи ФАС ВВО в Постановлении от 20.10.2004 N А29-101/2004а рассмотрели спор между налоговым органом и предпринимателем. Налоговый орган считал, что представленные им доказательства о получении предпринимателем дохода от контрагента достаточны и достоверны, ненадлежащее исполнение должностных обязанностей сотрудниками организации-контрагента и несоблюдение ими требований по ведению бухгалтерского учета не могут являться доказательством отсутствия финансовых взаимоотношений между данным обществом и предпринимателем.
Обо всем по порядку. Инспекция провела выездную налоговую проверку предпринимателя по вопросам соблюдения законодательства о налогах и сборах. В ходе проверки, в частности, установлено: при определении налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц предприниматель не учел доходы, полученные от предпринимательской деятельности, что привело к неуплате суммы налога на доходы физических лиц. Выводы проверяющих о получении предпринимателем спорных доходов основаны на анализе представленных контрагентом предпринимателя документов:
Справки о начисленном предпринимателю доходе;
Договора комиссии товарно-материальных ценностей;
Накладных к названному договору комиссии;
Накладных на отпуск товара;
Расходных кассовых ордеров.
Судьи, отказав в удовлетворении заявленных требований, руководствовались положениями Федерального закона "О бухгалтерском учете", Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", Постановлением N 88 и пришли к выводу, что расходно-кассовые ордера, заполненные контрагентом предпринимателя с нарушением требований бухгалтерского учета, не отвечают принципам достоверности и не могут служить надлежащим доказательством получения предпринимателем доходов от этой организации.
В силу п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В п. 2 той же статьи указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
В соответствии с Постановлением N 88 расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации, выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Представленные в дело расходно-кассовые ордера, составленные контрагентом предпринимателя, не соответствуют предъявляемым к ним требованиям, поскольку не содержат подписи руководителя, главного бухгалтера, кассира, даты составления и номера ордеров, основания и даты получения дохода предпринимателем, то есть не являются надлежащим доказательством получения последним доходов от данного контрагента.
Наличие в материалах дела договора комиссии товарно-материальных ценностей и накладных на отпуск товара не может служить основанием для доначисления предпринимателю налогов, так как налоговый орган должен доказать не только наличие хозяйственных связей между предпринимателем и контрагентом, но и размер полученного дохода.
Сведения, содержащиеся в строке "Основание", должны соответствовать сути хозяйственной операции. Спор, аналогичный предыдущему, был рассмотрен судьями Северо-Западного округа (Постановление от 10.03.2009 N А26-3619/2008). Действующими лицами также явились налоговая инспекция и предприниматель, суть претензий налоговиков та же - занижение предпринимателем дохода. Разница в деталях. В данном случае претензий к заполнению расходных ордеров не было, здесь предмет спора - информация в строке "Основание" расходного кассового ордера, по которому предприниматель получал вознаграждение от контрагента-организации, а именно в данной строке было указано, что денежные средства выданы предпринимателю под отчет. Кроме того, и сам предприниматель утверждал, что контрагент выдавал ему наличные денежные средства под отчет для осуществления деятельности в рамках агентского договора. Эти денежные средства, по словам предпринимателя, использовались как заемные и впоследствии возвращались контрагенту. Примечательно и то, что от инстанции к инстанции позиция судей менялась.
Суд первой инстанции расценил денежные средства в сумме 1 010 584,53 руб. как полученные предпринимателем от организации-контрагента под отчет. Суд указал, что спорная сумма не может являться доходом предпринимателя, поскольку в расходных кассовых ордерах не указано на выдачу денежных средств за реализованный по агентскому договору товар. Суд посчитал: указание в финансовых документах на выдачу денежных средств под отчет означает, что деньги должны быть возвращены лицу, их выдавшему. Ссылку инспекции на письмо предприятия как доказательство получения предпринимателем денежных средств за реализованный по агентскому договору товар суд отклонил.
Апелляционный суд отменил решение суда в этой части.
Суд апелляционной инстанции, оценив в совокупности все представленные предпринимателем и инспекцией документы, признал спорную сумму денежных средств доходом предпринимателя, полученным от контрагента за товар, реализованный по агентскому договору. Суд указал, что в материалах дела отсутствуют доказательства возврата предпринимателем организации-контрагенту полученных под отчет денежных средств либо отчеты об их использовании. Представленное инспекцией письмо суд апелляционной инстанции признал допустимым доказательством.
Кассационная инстанция не нашла оснований для отмены обжалуемого судебного акта по рассматриваемому эпизоду. При принятии решения судьи основывались на положениях:
Порядка ведения кассовых операций в РФ;
Постановления N 88.
Суд принял во внимание, что доказательств, подтверждающих факт возврата предпринимателем контрагенту денежных средств в сумме 1 010 584,53 руб., в том числе платежных поручений, свидетельствующих о перечислении предпринимателем на расчетный счет контрагента спорной суммы, либо приходных кассовых ордеров, подтверждающих факт внесения наличных денежных средств в кассу организации, в материалах дела нет.
В то же время инспекция представила в материалы дела письмо, в котором контрагент подтвердил, что размер выручки за реализованный по агентскому договору товар, а также то, что денежные средства, выплаченные в спорный период, не являются средствами, переданными под отчет.
Суд апелляционной инстанции также принял во внимание результаты опроса налоговым органом предпринимателя, в ходе которых последний указал, что полученные по расходным кассовым ордерам от контрагента денежные средства являются выручкой за реализованный товар.
Кассационная инстанция сочла, что апелляционный суд дал правильную оценку всем представленным в материалы дела доказательствам, учтя их в совокупности.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Кассовая книга
Применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
На заметку: факсимиле на первичных документах
Вопрос о возможности проставления факсимильной подписи на кассовых документах звучит нередко. Причины, его вызывающие, могут быть различны: трудно застать руководителя и потом заставить его подписать все документы, большой объем кассовых документов ухудшает настроение руководителя уже одним своим видом и т.д.
Вот что говорят судьи Центрального округа в Постановлении от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 по поводу использования факсимиле на первичных документах.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи и допускается при совершении сделок. В нормативных актах не содержится запрета на использование факсимильного воспроизведения подписи в первичных бухгалтерских документах, каковыми являются спорные накладные.
Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Договор, являющийся по своей правовой природе сделкой и также подписанный посредством факсимиле, доказательством заключения сторонами такого соглашения выступать не может в связи с отсутствием в его тексте специально оговоренного условия.
Кроме того, в соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Пунктом 2 указанной статьи и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, установлено, что первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа (формы);
Код формы;
Дату составления;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
Личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых определен названными нормами.
Таким образом, законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относится в том числе первичная учетная документация.
Задачи и принципы учета денежных средств. Задачами учета денежных средств являются:
Полная и своевременная регистрация операций, связанных с движением рабочего капитала в кассе и на счетах в банках.
Контроль за наличием денежных средств, их сохранностью и целевым использованием.
Полное, своевременное и правильное отражение в учетных регистрах текущих операций по поступлению и выбытию данного капитала.
Контроль за соблюдением расчетно-платежной и сметной дисциплины.
Контроль за своевременностью возвращения в банк сумм не использованных по назначению в соответствии с выделенными лимитами и сметами.
Правильное и своевременное проведение инвентаризации кассовой наличности, операций по счетам в банках и отражение ее результатов в учете.
Решение этих задач во многом зависит от четкого соблюдения следующих основных принципов учета денежных средств:
Свободные денежные средства должны храниться только в банке, и их выдача и использование осуществляются в соответствии с целевым назначением.
Платежи производятся в безналичном порядке после отгрузки товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг или одновременно с ними. Предварительная оплата допускается лишь в случаях, предусмотренных законодательством и учетной политикой организации.
Платежи производятся с согласия (акцепта) плательщика или по его поручению; без согласия - только в случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Платежи производятся за счет собственных средств плательщика или за счет кредитов банка.
Списание со счета денежных средств в объеме, достаточном для удовлетворения всех предъявляемых к организации требований, осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание.
Недостаточность денежных средств на счете организации для удовлетворения всех предъявляемых к ней требований обусловливает списание этих средств путем применения установленной очередности платежей.
Погашение требований в порядке календарной очередности поступления документов предусматривает удовлетворение этих требований путем списания средств, относящихся к одной очереди.
Хранение денежных средств. Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятия должны иметь кассу.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результате пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
В малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.
Учет кассовых операции ведется согласно "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, письмо ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40".
Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком (ЦБ) России.
Кассовые операции самые многочисленные и самые распространенные на предприятии. Их учет сопровождается оформлением документов, главными из которых являются:
договор о полной индивидуальной ответственности кассира;
приходный кассовый ордер (форма № КО-1, (приложение 1);
расходный кассовый ордер (форма № КО-2), (приложение 2);
журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);
платежная ведомость (форма № Т-53);
авансовый отчет (форма № АО-1), (приложение 3).;
объявление на взнос наличными (форма № 0402001);
кассовая книга (форма № КО-4) (приложение 4);
книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
акт проверки денежных средств кассы (форма № КМ-9);
акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма № ИНВ-15).
Главная особенность ведения и заполнения кассовых документов в том, что помарки в них не допускаются. Если допущена ошибка при оформлении, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху должен быть написан верный результат. Кроме того, делается запись «Исправленному верить», ставятся подписи ответственных лиц (кассира и главного бухгалтера или кассира и руководителя), подписи заверяются печатью предприятия.
Учет денежной наличности ведется на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50- «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Это субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
Любое наличное денежное поступление (выручка, суммы от подотчетных лиц и покупателей, займы физических лиц, деньги из банка по чеку и т.п.) оформляется приходным кассовым ордером, состоящим из непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему.
Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером.
Вторая часть приходного кассового ордера-квитанции является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Квитанция подписывается главным бухгалтером, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашенным штампом «Получено» прилагается к документу, явившемуся основанием для хозяйственной операции по поступлению денежных средств.
После проверки соответствия записей приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер.
Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером с учетом тех же требований, которые предъявляются к выписке приходного кассового ордера. Расходный кассовый ордер кроме главного бухгалтера подписывается и руководителем предприятия.
Выдача наличных денег из кассы может производиться и по другим документам: счетам, заявлениям на выдачу денег и т. п.
Документы, явившиеся основанием для выдачи денег, погашаются путем наложения на них штампа «Оплачено» с указанием реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму платежа по каждому документу. Такая процедура проводиться с целью исключения повторного использования платежных документов.
Разовые выплаты денег из кассы отдельным лицам осуществляются по расходным кассовым ордерам.
Первичными учетными документами, подтверждающими расход кассовой наличности, являются копия товарного чека, счет, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег, договор (контракт) на отдельные сделки между юридическими лицами.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам осуществляется только в день их составления. В этот же день кассир отчитывается перед бухгалтерией о движении кассовой наличности за текущий рабочий день.
Все приходные и расходные кассовые ордера после их выписки регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведется в хронологическом порядке.
После записи в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов указанные документы или заменяющие их платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы используются для заполнения Кассовой книги.
Кассовая книга является учетным регистром строгой отчетности. Поэтому она пронумерована и прошнурована. Последняя ее страница заверяется печатью с указанием следующей записи: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов» и подтверждением ее подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге оформляются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Отрывные листы кассовой книги являются отчетом. Первые экземпляры и отрывные листы нумеруются одними и теми же номерами. Записи в кассовую книгу вносятся непосредственно в момент поступления или выбытия денежных средств. В конце рабочего дня подводится итог операций за день и определяет остаток денег в кассе на конец дня.
Бухгалтерская обработка кассового отчета заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной графе отчета проставляются номера корреспондирующих счетов.
Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы ведется в тысячах рублей. Исходя из суммы наличной выручки за последние 3 месяца рассчитывают среднедневную и среднечасовую выручку:
Среднедневная выручка =
Среднечасовая выручка =
Показатель «Среднедневной расход выручки» рассчитывают по формуле:
На ряду с использованием российской валюты организация по роду своей деятельности может совершать отдельные операции в иностранной валюте в расчетах между юридическими лицами-резидентами на основании заключенных между ними договоров (контрактов). Учет кассовых операций в иностранной валюте ведется согласно Инструкции Банка России «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» № 7 от 29 июня 1992 г. (в ред. от 7 декабря 1998 г.).
Операции валютного характера связанные с движением капитала, могут совершаться только при наличии лицензии или разрешения, выданных ЦБ РФ.
Валютные операции независимо от их характера (текущие или связанные с движение капитала) осуществляются в реальной валюте расчетов и платежей и обязательно с пересчетом в российскую валюту – рубль.
Снятие средств с валютного счета допускается:
для оплаты продукции (работ, услуг) по импортным операциям;
в связи с вывозом и пересылкой из России за границу валютных ценностей, а также осуществлением международных денежных переводов;
в случае продажи средств на валютной бирже;
для погашения обязательств перед банком по расчетно-кассовому обслуживанию;
на командировочные расходы;
на другие цели, разрешенные Министерством финансов РФ и ЦБ РФ.
Курсовая разница – разница между отечественной и иностранной валютой в оценке наиболее ликвидной части активов (денежных средств в кассе, на счетах в банках и в пути, краткосрочных ценных бумаг), а также обязательств. Она исчисляется в рублевой оценке иностранной валюты по курсу, котируемому ЦБ РФ на дату расчета иди дату составления отчетности за конкретный отчетный период, и оценке указанных активов и обязательств, исчисленной по курсу, котируемому ЦБ РФ на дату принятия их к учету в данном периоде или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. Согласно международному стандарту финансовой отчетности (МСФО) 21 «Влияние изменений валютных курсов» (в редакции 1993 г.) курсовая разница рассматривается как разница, возникающая в результате отражения в отчетах того же количества единиц иностранной валюты в валюте отчетности по другим валютным курсам. Таким образом, курсовая разница является следствием изменения рублевой оценки отдельных видов имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, причем не имеет никакого значения, с кем произведен расчет – с юридическим или физическим лицом. Основанием для пересчета в рубли денежных средств, выраженных в иностранной валюте, может быть, кроме того, изменение курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Результатом пересчета является положительная или отрицательная курсовая разница. В условиях стабилизации экономики курс рубля по отношению к иностранной валюте растет, и при переоценке пассивных счетов образуются положительные курсовые разницы. Тот же итог получается, когда переоцениваются остатки валютных средств в кассе и на счетах в банках при падении курса рубля.
Курсовые разницы принимаются к учету как внереализационные доходы или внереализационные расходы. Положительные курсовые разницы в течение отчетного периода отражаются в учете по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 3 «Положительные курсовые разницы». Отрицательные курсовые разницы принимаются к учету по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 4 «Отрицательные курсовые разницы».
В обратной ситуации образуются отрицательные курсовые разницы.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
№КО-1 «Приходный кассовый ордер»,
№КО-2 «Расходный кассовый ордер»,
№КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,
№КО-4 «Кассовая книга»,
№КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:
по строке «Основание» - содержание хозяйственной операции;
по строке «В том числе» - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»);
по строке «Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового ордера
В случае, когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, организации и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзацы 1 и 4 статьи 5 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14 – 16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Кассир при получении из бухгалтерии расходного ордера или заменяющего его документа, обязан руководствоваться предписанием пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
По общему правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иное) производится бухгалтерией до передачи их в кассу.
Регистрация расходного кассового ордера или заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи» (смотрите пункт 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
О порядке ведения кассовой книги, также - смотрите пункты 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет организации.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» - для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, и определяется их состояние.
О порядке проведения ревизии кассы и осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины, смотрите раздел 4 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.
Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.
При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:
расчетно-платежную;
расчетную;
платежную.
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» утверждены типовые формы:
§ для расчетно-платежной ведомости форма №Т-49,
§ для расчетной ведомости форма №Т-51,
§ для платежной ведомости форма №Т-53.
По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется . Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.
Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма №Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.
Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.
Срок, на который организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.
В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).
Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет».
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.
На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.
Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (статья 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)). При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в части 1 статьи 138 ТК РФ: «общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику».
Авансовый отчет должен хранится в организации «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности.
К сказанному следует добавить, что по требованию налоговых органов документы, которыми отчитывается подотчетное лицо, должны быть «парными»: либо накладная и квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек (копия) и чек ККТ. Первый документ содержит название операции и сведения о товаре (услуге), второй - подтверждает факт оплаты. Исключением может являться представление только одного документа - чека ККТ, в случае, если в нем содержится текст - сведения (реквизиты) о товаре (услуге) (например, общепринятая в настоящее время форма кассового чека на отпуск бензина на автозаправочных станциях). В противном случае, при отсутствии необходимых документов, организация должна сумму денег, выданных в подотчет, включить в налогооблагаемую базу и начислить НДФЛ.
Общие положения о лимите остатка наличных денег в кассе, смотрите в Разделе 1 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Порядок установления лимита наличия денег в кассе организации, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций, определены в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года №14-П (утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол №47).
Организации независимо от организационно - правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.
Наличные денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций.
Денежная наличность сдается организациями в кассы учреждений банков непосредственно или через объединенные кассы при организациях, а также с использованием услуг организаций федеральной почтовой связи для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться организациями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков для каждой организации по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.
При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денежных средств:
Для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы организаций;
Для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, - на следующий день;
Для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или организаций федеральной почтовой связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.
Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются администрациями и сборщиками этих платежей непосредственно в учреждения банков или путем перевода через организации федеральной почтовой связи.
В кассах организаций могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций.
Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет установленной формы - «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».
По организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации.
По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.
При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка организация направляет уведомление об определенном для неё лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты её соответствующие счета. При проверке данной организации учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.
По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной, что влечет негативные последствия – привлечение к административной ответственности по статье 15.1 КоАП РФ.
Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.
При этом лимит остатка кассы может устанавливаться:
В размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организаций с утра следующего дня;
В пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
В зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
В пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).
Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждой организации.
Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и других), а также в соответствии с договором банковского счета.
Организация обязана сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.
Об исключительных случаях, когда организация вправе хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов смотрите - положение пункта 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Решение о расходовании организацией поступающей в её кассу денежной выручки при наличии у неё нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такой организации.
Организации вправе получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами ЦБ РФ.
Выдача денежной наличности организации на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии производятся в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков.
Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, производятся независимо от установленных для организации сроков выплаты заработной платы.
Более подробно с вопросами, касающимися порядка ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовой, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Кассовые операции. Контрольно-кассовая техника».
